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一键实现表格信息填写

发布时间:2021-01-21 00:10:07 阅读: 来源:剪切机厂家

负责招生工作的老师在整理学生升学材料时,需要为每一位学生填写一张综合信息表并打印后放到纸质档案中,由于该表涉及学生的基本信息和6个学期的各科成绩,填写工作量很大。笔者总结出一套高效的填写方法,可实现一键填写。

小提示:

对于其他各行各业的电子表格,凡是涉及到多个来源表格数据的报表生成和打印,都可仿照此方法来进行。

1. 整理原始数据

打开Excel 2010,新建一工作簿,把学生处提供的学生“基本信息”和教务处提供的学生六个学期的“各科成绩”进行整理并拷贝到这个工作簿中(图1)。

2. 制作打印模板

在同一个工作簿中插入一张工作表,根据要求,制作格式一致的模板(图2)。

3. 实现一键填写

学籍号具有唯一性,将“基本信息”表中的学籍号定义一个名称,方便打印模板中一键填写。单击“基本信息”工作表,选中所有学生的学籍号并右击,在弹出的快捷菜单中单击“定义名称”,在“新建名称”窗口中输入名称“xjh”。

在“打印模板”工作表中,单击C4单元格,然后单击“数据”菜单中的“数据有效性”,在弹出的窗口中单击“设置”标签,设置“允许”条件为“序列”,并在“来源”下面文本框中输入“=xjh”(图3)。

小提示:在数据有效性条件中不能直接引用其它工作表中的数据作为来源,所以将“基本信息”工作表中学生的“学籍号”定义一个名称为“xjh”,方便“打印模板”工作表中引用。

在“打印模板”工作表中,单击C3单元格,输入公式“=VLOOKUP(C4,基本信息!A2:J11,2,FALSE)”。同理,在其它需要填写信息的单元格中输入相应的公式,如在C11单元格中输入“=VLOOKUP(C4,高一上!A2:M11,3,FALSE)”。

单击“打印模板”工作表中的C4单元格,再单击右边的下拉箭头,在下面选择需要填写学生的学籍号,其他相关信息就自动填写好了(图4)。接下来对其进行打印即可。

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